这个问题曾经也困扰了我好久，期间仿宋 GB2312、仿宋 GBK 都混用过，有时加粗有时不加粗，行距、边距也看心情。后来才发现各单位各部门的要求确实存在不统一才导致混乱的情况。现在我编写相关公文都要看呈报什么部门，针对相关部门要求再调格式。
说回正题，为啥要用仿宋 GB2312 字体原因，就要了解一下仿宋是怎么出现的？为什么用仿宋？GB2312 又是啥意思？方正又指什么？
一、仿宋是怎么出现的？
（一）源起。话说，在很久很久以前，黄帝时期造字的史官仓颉见鸟兽的足迹受启发，分类别异，加以搜集、整理和使用，创造出一系列形象，这些形象被称为文字。仓颉作为文字的发明者，也被尊为“造字圣人”。
（二）成熟。至商朝，现在已知最早的成熟汉字甲骨文出现，稍后出现的钟鼎文虽有字数的增加，但形体并无大的变化。
（三）混乱。周朝时期，由于管理问题，各诸侯地区文字都不统一，到在春秋战国时期这种情况就更严重了。一般把小篆以前所有的古文字统称为大篆，包括甲骨文、金文和战国时期除秦国之外的六国文字。
（四）统一（小篆）。秦统一六国后，车同轨、书同文，以秦国大篆为基础制定出小篆，作为标准字体，通令全国使用。这时的小篆还保留着象形文字的特点。
（五）变革（隶书）。秦始皇在“书同文”的过程中，命令李斯创立小篆后，又采纳了程邈根据民间流行字体，整理出来的更简便字体——隶书，并作为日用文字在全国广为流传。"隶人"不是囚犯，而指"胥吏"，即掌管 文书的小官吏，所以在古代,隶书被叫做"佐书" 。
值得一提的是，隶变在中国书法史上是一次重大的书法文化事件。发生隶变的内在动因是为了适应当时社会发展对文字应用的要求，将线条由篆书委婉的弧笔变为险峻的直笔，曲折处由篆书的联绵圆转变为转折的方笔，不仅提高了书写速度，也更加符合人的生理运动轨迹。如果说小篆是象形体古文字的结束，那隶书是改象形为笔画化的新文字的开始。隶书的出现标志着汉字发展的新阶段到来，是汉字摆脱篆书字型结构的凝固化束搏而走向隶书线条时空运动的抽象化表现，是汉字相形性的破坏和抽象符号的确立，使汉字由古文字体系向今文字体系转换。
隶书分为秦隶和汉隶，相传为秦末程邈在狱中所整理，到东汉，隶书发展到巅峰。
秦隶是秦朝时的隶书, 主要是写在简牍之上。
当汉代发明和运用纸张以后，书写不再受窄长的竹木简的限制，毛笔的性能得到充分的发挥，发展出了汉隶，汉隶突破了秦篆单一的中锋运笔， 中锋、侧锋、方笔、圆笔、藏 锋、露锋各显神通。最有代表性的是“蚕头雁尾”的笔画，破除整齐划一的单调。在字的结构上改变了小篆拟横扬竖的趋势，字势向横伸展，成熟的汉隶在书法史上是一个重要的转折点。
字形扁方左右分展隶字改以横向（左右）取势，造成字形扁方。起笔蚕头收笔雁尾隶书用笔上的典型特征，特别是隶字中的主笔横、捺画几乎都用此法。
（六）发展（楷书）。楷书也叫楷体、正楷、真书、正书，是从隶书逐渐演变而来，更趋简化，横平竖直。始于汉末，通行至现代，是现代通行的汉字手写正体字。楷书的特点在于规矩整齐，是字体中的楷模，所以称为楷书。
楷书是由隶书演变来的，它的结构与隶书基本相同，只有少数地方略有改动。就整个字势看，隶书向外摊开，楷书向里集中；隶书笔画波动，楷书笔画平稳；隶书是“八”字形的横宽扁平的方块字，楷书是“永”字形的竖长的方块字。楷书使每个字体有一定的笔画顺序，即所谓“笔顺”。每种笔画又有一定的形式，主要分为点、横、竖、撇、捺、提、折、钩等八种笔形，即所谓“永”字八法，“永字八法”八种笔画的原来名称是：侧(点)、勒(横)、弩(竖)、(钩)、策(提)、掠(撇)、啄( 短撇)、磔(ｚｈé，捺)。，从而形成楷书的一整套笔画系统。
在这个时期，草书、行书也都在隶书基础上演变出来了。草书始于汉初，是为书写简便在隶书基础上演变出来的，有章草、 今草、 狂草之分，当时通用的是“草隶”，即潦草的隶书，后来逐渐发展，形成一种具有艺术价值的“章草”。汉末， 张芝变革“章草”为“今草”，字的体势一笔而成。唐代张旭、怀素又发展为笔势连绵回绕，字形变化繁多的“狂草”。草书为书法家所常用。行书则是在东汉末年产生的，是介于楷书、草书之间的一种字体，可以说是楷书的草化或草书的楷化。它是为了弥补楷书的书写速度太慢和草书的难于辨认而产生的。笔势不像草书那样潦草，也不要求楷书那样端正。楷法多于草法的叫“ 行楷”。草法多于楷法的叫“ 行草”。
（七）稳定（宋体）。宋体是在楷书的基础上发展起来的一种印刷字体，因盛行于宋朝而得名。在唐代发明了雕版印刷术之前，书籍都是手抄而成，当时手抄的人所写的字体大多是模仿名家笔意的楷书，在这个背景下，楷书理所当然地成为最初的“印刷字体”。北宋时期，雕版书体依然为楷书，出现了专门书写标准楷书的人。他们有着深厚的楷书功底，秉承“唐人尚法”的遗风，争相模仿唐代名家书法。
但大部分楷书由于笔画柔软，翻刻起来速度慢、效率低，于是为了适应印刷，就对楷书进行了改进，把偏硬的笔画索性拉直，以加快操作速度。宋体结构严谨、笔画粗细有致，适应了印刷技术的发展和书籍大量复制的需求。
及至明代，明太祖釆取抑武修文的政策，印刷出版业得到较大发展。
明代版刻都极力效仿宋版字体，尽管大致保持了宋版字体的字形和结构，也不可避免地渗透了刻工的操作意识和习惯，宋版字体的风貌也逐渐发生变化——斜势的笔画渐趋平整，结构布局逐渐变得均匀。我们可以把明代前期模仿宋版的字体看作宋体字的基础。
终于在明万历以后产生了一种结构方正匀称、便于刀刻印刷、专供阅读的字体，也就是我们现在所说的“宋体字”。因为是由仿照宋版书上的字体发展而来，所以最初叫仿宋体（不是如今的仿宋体），后又称老宋体、宋体。
（八）百花齐放
随着科技的进步和文化的交流，近现代以来，中国出现了许多新的字体风格，如今，楷体、宋体、仿宋体和黑体并称中国汉字“四大印刷体”。这些现代字体不仅满足了商业、设计和网络等多样化的需求，也反映了现代社会多元化和开放性的特点。
1.仿宋
随着西方列强的入侵，西方的铅活字印刷术也随之传入中国，我国逐渐由传统印刷迈向了现代印刷。仿宋也是为了适应新的印刷技术而出现的新字体。
1912 年，丁氏兄弟的父亲丁立诚去世，二人为纪念先父，便打算将父亲所著的《小槐簃吟稿》印刷行世。丁氏兄弟认为，父亲的遗作要做得精致且有特色，不能粗制滥造地印刷出来。但当时流行的印刷字体是宋体，而市面上宋体铅模大多来源于日本，其铅字轮廓呆板，字形结构松散，印成书刊不很雅观。因此，丁氏兄弟决定亲自依据宋代刻本为模板，进行设计仿写，刻制活字。
起初，丁氏弟兄以黄杨木刻字，但工费太大，决定改用铅字，并赴上海出资聘请当时的名刻工徐锡祥、朱义葆二人合刻铅质活字。最终于 1916 年创制了“丁氏聚珍仿宋版活字”，也是中国历史上第一款现代印刷字体。之后该仿宋字体被广泛运用，在二十世纪的前半段已经逐渐成型、并走向成熟。
该字体古雅美观，横竖笔画粗度趋于统一，整体笔画略细，起笔处有斜势棱角，弯部有棱角分明的字肩，点、撇、捺、挑、勾尖峰较长，字形刚柔并济、挺拔清秀，令人悦目。
2.黑体
黑体字又称方体或哥特体，没有衬线装饰，字形端正，笔画横平竖直，笔迹全部一样粗细。汉字的黑体是在现代印刷术传入东方后依据西文无衬线体中的黑体所创造的。由于汉字笔划多，小字黑体清晰度较差，所以一开始主要用于文章标题。但随着制字技术的改进，已有许多适用于正文的黑体字型。
广义上说，没有衬线的字体通常都可以称为黑体（与之相对的，有衬线的字体也叫白体，也有叫有脚体、明朝体等其他名称，宋体、楷体、仿宋就是典型的衬线体），黑体是对字面呈正方形、笔画横平竖直且等粗类字体的统称。
随着制字技术的精进，黑体具有了不同字重和宽窄的字形，让黑体应用领域更为广泛，无论标题、内文还是注释都可以胜任。尤其是随着 20 世纪末电脑和互联网的普及，黑体字的价值得到了进一步体现，它简洁的笔画特征与屏显介质特性相符，从而成为了当今各种屏幕媒介中最有发展前景的字体之一。黑体高度的统一性，可以让字体本身对眼睛刺激降到最低，而把更多的注意力放在文字表达的内容上，特别适合段落性文字的编排，成为正文使用的首选字体。因为正文强调的是字体“读”的功能性，为正文选择黑体可以让读者轻松舒适地进行阅读，专注于文字所表达的内容。
二、为什么用仿宋？
首先，现在的印刷技术已经不需要为了印刷去改变字体样式了，大部分还是为了设计、美观需要。
至于为什么要使用仿宋，先来看下几大字体的对比。
（一）楷体。作为早期字体，笔画接近于手写体，是直接由古代书法发展而来的，字体端正、匀称。楷体在传统作品中运用的非常广，但是楷体是不会作为主标题的文字选择。一般用于小学课本及幼教读物，便于孩子们模仿与模写。在中、小号标题，作者的署名等使用，以示与正文字体相异而突出。但用楷体作标题时，至少要比正文大一个字号，否则标题字会显得比正文还小。
（二）宋体。也称书宋。宋体诞生之初是为了印刷而来，匠人们为了刻板省时省力，会将横画刻的很细，而竖画过细容易损坏，不利于反复使用，所以就形成了现在宋体横细竖粗的笔画特征。而对于曲线笔画的处理通常是“能省则省”，横竖笔画绝对平直，起笔落笔都有棱角。因为宋体横向笔划比较细，难以识别，用宋体字号较小时容易让人看了眼花，所以现在正文主要采用仿宋字体。
（三）仿宋。由古代的仿宋刻本发展而来，为适应现代印刷技术而产生的印刷体。笔画粗细一致，起落锋芒突出，字体均匀统一，相比于宋体字，仿宋体字整体更为端庄、工整，透露出严格的规范性。也许正因如此，仿宋字体成为当今政府公文的正文或其他较为正式场合的主流用字。
（四）黑体。又称等线体、粗体、平体、方头体。进入数字时代，由于黑体字形笔画不复杂，尤为适合电子屏幕的显示需求。所以，当前大多数电脑、手机字体均选用了黑体这一字形风格。黑体字体是受西文线黑体的影响而设计的，方正饱满，平直粗黑，横竖笔画粗细基本一致，但其更强调的是单个字母，容易造成字母辨识的困扰，常会有来回重读及上下行错乱的情形，因此，适合用作标题之类需要醒目但又不被长时间阅读的地方。一般用于各级大小标题字，封面字，偏数字化、未来化，广告设计使用较多，公文中主要为正文中要突出的部分少量使用。
三、GB2312 是什么?
GB 是“国标”的拼音简称，是根据国家汉字信息编码交换字符集标准制定的编码方案。我国最早的汉字编码方案《信息交换用汉字编码字符集——基本集》制定于 1980 年，相应的国家标准代号为 GB2312-80。当时只收录了 6763 个汉字和 682 个非汉字图形符号的代码。
由于技术条件的限制，最初电脑中的字库类型主要还是宋体、黑体、楷体和仿宋体。仿宋 GB2312 是长城电脑公司于 1991 年制作的字体，是根据当时的国家标准采用 GB2312-80 进行编码的字体。
随着社会的发展，该标准所包含的字符已不能满足需求，于是又在此基础上制定了新的编码标准。1995 年 12 月，我国颁布了《汉字内码扩展规范》，简称 GBK。其中“GB”是国家标准， “K”是“扩展”。这是 GB2312-80 的扩展字符集，收字 21003 字。
各家字体设计公司也随之制作了符合 GBK 标准的宋、黑、楷、仿宋字库，经国家审定后大范围推广。由于新制作的仿宋体在字形上与之前有所区别，所以微软公司在 Windows 系统中使用仿宋 GB2312、仿宋 GBK 加以区分。
这里感谢下评论区网友“光速超人”的指正，GBK 并非国家正式标准，只是国家技术监督局标准化司、电子工业部科技与质量监督司发布的“技术规范指导性文件”。GBK 即汉字内码扩展规范，K 为扩展的汉语拼音中“扩”字的声母。英文全称 Chinese Internal Code Specification。GBK 编码标准兼容 GB2312，共收录汉字 21003 个、符号 883 个，并提供 1894 个造字码位，简、繁体字融于一库。
资料显示，GBK 最初是由微软对 GB2312 的扩展，也就是 CP936 字码表 (Code Page 936)的扩展（原来的 CP936 和 GB 2312-80 一模一样），最初出现于 Windows 95 简体中文版中，由于 Windows 产品的流行和在大陆广泛被使用，中华人民共和国国家有关部门将其作为技术规范。之后，中华人民共和国国家质量技术监督局于 2000 年 3 月 17 日推出了 GB 18030-2000 标准，以取代 GBK。
四、方正指什么?
其实就是设计这个字体的公司的名字，仿宋 GB2312 是由长城公司设计的，所以又叫长城仿宋。同理，中易公司设计的就叫中易仿宋；方正公司设计的就叫方正仿宋；汉仪公司设计的就叫汉仪仿宋。当然了，这些公司设计的字库都要符合国家标准。
至于为什么公文中喜欢用方正字体，
一方面，这是因为方正是国内较大的字体品牌之一，方正字库的创始人王选院士主持研制了汉字激光照排系统，是计算机汉字激光照排技术创始人，被称为“汉字激光照排系统之父”。1946 年，世界上第一台计算机在美国诞生，最开始使用的是英文输入法。1976 年，为了能让汉字在计算机中使用，被誉为“中文电脑之父”的台湾学者朱邦复创造出仓颉输入法，但该输入法需要用固体字库，需要插在计算机上才能使用。1979 年，王选和他的团队研制出“第四代汉字激光照排技术”，将每一个汉字编成特定的编码，存储到计算机，输出时用激光束直接扫描成字，创立了汉字字库算法。这种算法为人们在计算机中建立汉字字库奠定了基础，为中文输入法的进一步发展提供了可能，这样方正字库也成为中国字库行业的开创者和领导者；另一方面，这也一定程度上受到了机关办公国产化的影响，类似于打印机喜欢用奔图。还有一个重要且可能更根本的原因：很多机关（尤其是级别较高的）正式印发的公文，是在印刷厂使用“方正书版”软件进行排版的，而“方正书版”使用的就是方正字体。目前，一些机关已经明确要求公文使用方正字体。
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公文写作和仿宋 GB2312 字体又有什么关系呢？
随着信息技术的高速发展和计算机的普及，党政机关的公文也逐渐由手写和铅字排印变为电脑打印，国家也对政府公文格式制定了相应的标准。21 世纪初，WindowsXP 系统成为当时世界范围内普遍使用的电脑操作系统，系统中预装的仿宋字体采用了长城电脑公司基于 GB2312 制作的字体，仿宋 GB2312 因而成为 WindowsXP 系统中唯一内置的仿宋字体，当时的公文正文使用的字体便成了仿宋 GB2312。直到 2007 年，新发布的 Windows Vista 才开始使用仿宋 GBK 字体。此后新的电脑操作系统中的字体也越来越丰富多样。
为适应党政机关工作需要，2012 年，中共中央办公厅和国务院办公厅对《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）进行修订，形成了国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），于 2012 年 7 月 1 日起正式实施，该标准中沿用了公文正文使用三号仿宋字体的规定。由于国家对公文格式有明确的要求，若电脑安装 XP 版本，除了仿宋 GB2312 外没有其他的仿宋字体，使用其他仿宋字体会导致打开公文后以宋体显示，这样便不符合公文格式要求。
尽管后来 Windows 开始放弃了“仿宋_GB2312”（不再预装，仍可手动安装），改用北京中易中标电子信息技术有限公司设计的“仿宋”。中易“仿宋”支持 GB 18030 字符集，能显示的汉字比“仿宋_GB2312”多得多，且字形也作了优化。但是，由于种种原因，已经过时的“仿宋_GB2312”直到今天仍在公文中广泛使用。这些原因包括：使用和阅读“仿宋_GB2312”已形成习惯，看其他字体不顺眼；为了兼容没有新字体的电脑而继续使用旧字体；通过前辈和公文教程等途径得知应该使用“仿宋_GB2312”，甚至误以为这是国家规定；更换新字体不知道有没有错、会不会被批评，但沿用旧字体一定没问题；等等。
事实上，2012 年版的《党政机关公文格式》中只规定了公文正文用“仿宋体”，并没有明确规定必须用仿宋 GB2312。随着国家标准的更新，GB2312 已经逐渐被弃用，所以只要在公文正文中使用的字体为仿宋体就是符合国家标准的。